An employer's email about a visa renewal
Dear Mr. Joseph, your residence visa expires on 20 November. Please submit your passport, two photographs and the signed medical form to the HR office by 30 October so that we can start the renewal. Your salary will not be affected during the process. Thank you.
പ്രിയ ശ്രീ. ജോസഫ്, താങ്കളുടെ റെസിഡൻസ് വിസ 20 നവംബർ തീയതി കാലഹരണപ്പെടും. പുതുക്കൽ നടപടികൾ ആരംഭിക്കുന്നതിനായി, താങ്കളുടെ പാസ്പോർട്ട്, രണ്ട് ഫോട്ടോകൾ, ഒപ്പിട്ട മെഡിക്കൽ ഫോമും 30 ഒക്ടോബറിനകം എച്ച്.ആർ. ഓഫീസിൽ സമർപ്പിക്കുക. ഈ നടപടിക്രമത്തിനിടെ താങ്കളുടെ ശമ്പളത്തെ ബാധിക്കില്ല. നന്ദി.
Translated by this tool on 30 September 2026 and printed unedited.
- The register is right for an employer. താങ്കളുടെ is the respectful written "your", and Mr. became ശ്രീ., the usual honorific before a man's name in a Malayalam letter. "Residence visa" and "HR" stayed as റെസിഡൻസ് വിസ and എച്ച്.ആർ., which is how Malayalis in the Gulf say them.
- The list of documents is uneven. Only the last item carries the -ഉം ("and") ending: താങ്കളുടെ പാസ്പോർട്ട്, രണ്ട് ഫോട്ടോകൾ, ഒപ്പിട്ട മെഡിക്കൽ ഫോമും. Malayalam marks every item, പാസ്പോർട്ടും, രണ്ട് ഫോട്ടോകളും, ഒപ്പിട്ട മെഡിക്കൽ ഫോമും, or lists them plainly and closes with എന്നിവ.
- 20 നവംബർ തീയതി is understandable, but Malayalam letters more often put the month first: നവംബർ 20-ന്. The deadline 30 ഒക്ടോബറിനകം ("by 30 October", with -ഇനകം meaning within) is correct, and കാലഹരണപ്പെടും is the formal word for a document lapsing.
- The salary sentence, ഈ നടപടിക്രമത്തിനിടെ താങ്കളുടെ ശമ്പളത്തെ ബാധിക്കില്ല, says "during this process, will not affect your salary" without saying what will not affect it. Malayalam readers are used to dropped subjects and will understand it, but ഈ നടപടിക്രമം താങ്കളുടെ ശമ്പളത്തെ ബാധിക്കില്ല is cleaner.